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Pasos para una exitosa reunión familiar

Pasos para una exitosa reunión familiar

Con un poco de creatividad y planificación anticipada, puede organizar y planificar una reunión familiar memorable de la que todos hablarán durante años.

¿Quién es familia?

Puede parecer obvio, pero el primer paso para cualquier reunión familiar es decidir quién es la familia. ¿A qué lado de la familia estás invitando? ¿Desea incluir solo parientes cercanos o todos los descendientes de Great Grandpa Jones (u otro antepasado común)? ¿Está invitando solo a parientes de línea directa (padres, abuelos, nietos) o planea incluir primos, primos segundos o primos terceros, dos veces eliminados? Solo recuerde, cada paso atrás en el árbol ancestral agrega una tonelada de nuevos asistentes potenciales. Conoce tus límites.

Crear una lista de invitados

Comience por armar una lista de miembros de la familia, incluidos cónyuges, parejas e hijos. Póngase en contacto con al menos una persona de cada rama de la familia para ayudarlo a rastrear la información de contacto de cada persona en su lista. Asegúrese de recopilar direcciones de correo electrónico para aquellos que las tienen; realmente ayuda con las actualizaciones y la correspondencia de última hora.

Encuesta a los asistentes

Si planea incluir a muchas personas en su reunión familiar, considere enviar una encuesta (por correo postal y / o correo electrónico) para que las personas sepan que una reunión está en camino. Esto lo ayudará a evaluar el interés y las preferencias, y solicitará ayuda con la planificación. Incluya posibles fechas, tipo de reunión propuesta y una ubicación general (discutir los posibles costos desde el principio puede desalentar una respuesta positiva), y solicite cortésmente una respuesta oportuna a sus preguntas. Agregue los nombres de los familiares interesados ​​que devuelven la encuesta a su lista de reunión para futuros envíos y / o manténgalos actualizados sobre los planes de reunión a través de un sitio web de reuniones familiares.

Forme un comité de reunión.

A menos que se trate de una reunión de cinco hermanas en la casa de la tía Maggie, un comité de reunión es casi esencial para planificar una reunión familiar exitosa y fluida. Ponga a alguien a cargo de cada aspecto principal de la reunión: ubicación, eventos sociales, presupuesto, correos, mantenimiento de registros, etc. ¿Por qué hace todo el trabajo usted mismo si no tiene que hacerlo?

Seleccione la (s) fecha (s)

No es una gran reunión si nadie puede asistir. Ya sea que planee que su reunión familiar coincida con un hito familiar o un día especial, vacaciones de verano o feriado, es útil encuestar a los miembros de la familia para evitar conflictos de fecha y hora. Dado que las reuniones familiares pueden abarcar todo, desde una barbacoa por la tarde hasta una gran aventura que dura tres o más días, también deberá determinar cuánto tiempo planea reunirse. Una buena regla general: cuanto más personas tengan que viajar para llegar al lugar de la reunión, más durará la reunión. Lo más importante, recuerda que no podrás acomodar a todos. Elija su (s) fecha (s) final (es) según la mejor opción para la mayoría de los asistentes.

Elige una ubicación

Apunte a un lugar de reunión familiar que sea más accesible y asequible para la mayoría de las personas a las que desea asistir. Si los miembros de la familia están agrupados en un área, seleccione un lugar de reunión cercano. Si todos están dispersos, elija una ubicación central para ayudar a reducir los gastos de viaje de los parientes lejanos.

Desarrollar un presupuesto

Esto determinará la escala de la comida, las decoraciones, el alojamiento y las actividades para su reunión familiar. Puede elegir que las familias paguen su propio alojamiento nocturno, traer un plato cubierto, etc., pero a menos que tenga otra fuente de ingresos, también deberá establecer una tarifa de registro por familia para ayudar con la decoración, la actividad, y costos de ubicación.

Reserve un sitio de reunión

Una vez que haya elegido una ubicación y haya establecido una fecha, es hora de seleccionar un sitio para la reunión. "Ir a casa" es un gran atractivo para las reuniones familiares, por lo que es posible que desee considerar la antigua casa familiar u otro sitio histórico relacionado con el pasado de su familia. Dependiendo del tamaño de la reunión, es posible que pueda encontrar un miembro de la familia que se ofrezca como voluntario para tenerlo en su casa. Para grandes reuniones, parques, hoteles, restaurantes y salones comunitarios son un buen lugar para comenzar. Si está planeando una reunión de varios días, considere la ubicación de un resort donde las personas pueden combinar las actividades de reunión con unas vacaciones familiares.

Elige un tema

Crear un tema para una reunión familiar es una excelente manera de interesar a las personas y hacerlas más propensas a asistir. También hace que las cosas sean más divertidas cuando se trata de ser imaginativo con la comida, los juegos, las actividades, las invitaciones y casi cualquier otro aspecto de la reunión. Los temas de historia familiar son especialmente populares, como lo son las reuniones que celebran el cumpleaños o aniversario de un miembro de la familia muy especial, o el patrimonio cultural de la familia (es decir, el luau hawaiano).

Determinar el menú

Alimentar a un gran grupo de personas con gustos diferentes es quizás una de las partes más difíciles de planificar una reunión. Facilítese seleccionando un menú relacionado con su tema, o quizás uno que celebre la herencia de su familia. Organice un grupo de miembros de la familia para preparar la comida para la reunión familiar o, si tiene un grupo grande y su presupuesto lo permite, busque un proveedor o restaurante que haga al menos parte del trabajo por usted. Un sabroso menú lo convierte en una reunión familiar inolvidable.

Planificar actividades sociales

No necesita ocupar a todos todo el tiempo, pero las actividades planificadas y los rompehielos en su reunión familiar proporcionarán una manera fácil para que las personas que no se conocen bien pasen tiempo cómodamente juntas. Incluya actividades que sean atractivas para todas las edades y un mayor conocimiento familiar del patrimonio compartido. También es posible que desee otorgar premios por distinciones especiales, como el miembro de la familia más viejo o la distancia más larga recorrida para asistir.

Preparar el escenario

Tienes un montón de gente, ¿ahora qué planeas hacer con ellos? Es hora de hacer arreglos para carpas (si es una reunión externa), sillas, decoraciones de estacionamiento, programas, letreros, camisetas, bolsas de regalos y otros requisitos para el día de la reunión. ¡Este es el momento de consultar una lista de verificación para la reunión familiar!

¡Decir queso!

Si bien muchos miembros de la familia sin duda traerán sus propias cámaras, también ayuda hacer planes para grabar el evento en general. Ya sea que designe a un pariente específico como el fotógrafo oficial de la reunión o contrate a un fotógrafo profesional para tomar fotos o videos, debe preparar una lista de las personas y eventos que desea que se graben. Para "momentos" espontáneos, compre una docena de cámaras desechables y entréguelas a los invitados voluntarios. ¡No olvides recogerlos al final del día!

Invita a los invitados

Una vez que tenga la mayoría de sus planes, es hora de invitar a los invitados por correo, correo electrónico y / o teléfono. Deberá hacerlo de antemano para asegurarse de que todos tengan tiempo de incluirlo en su calendario. Si está cobrando tarifas de admisión, mencione esto en la invitación y establezca una fecha límite anticipada en la que se requiera al menos un porcentaje del precio del boleto (a menos que sea lo suficientemente rico como para cubrir todos los costos usted mismo y pueda esperar hasta el momento real reunión para reembolso). ¡Los boletos comprados por adelantado también significan que será menos probable que las personas cancelen en el último momento! Esta también es una buena oportunidad para pedirles a las personas, incluso si no pueden asistir a la reunión, que proporcionen árboles genealógicos, fotos, objetos de colección e historias para compartir con otros miembros de la familia.

Financiar los extras

Si no desea cobrar tarifas de admisión para su reunión, deberá planificar una pequeña recaudación de fondos. Incluso si recolecta admisiones, la recaudación de fondos puede proporcionar dinero para algunos "extras" elegantes. Las formas creativas de recaudar dinero incluyen realizar una subasta o un sorteo en la reunión o hacer y vender sombreros, camisetas, libros o videos de reuniones familiares.

Imprima un programa

Cree un programa que describa la alineación de los eventos de reunión programados para proporcionar a los miembros de la familia cuando lleguen a la reunión. También puede enviar esto por correo electrónico o en el sitio web de su reunión antes de la reunión. Esto ayudará a servir de recordatorio a las personas de actividades que pueden requerir que traigan algo con ellas, como un muro fotográfico o un cuadro de árbol genealógico.

Decora para el gran día

El gran día está casi aquí y ahora es el momento de asegurarse de que todo transcurra sin problemas. Cree letreros pegadizos y fáciles de preparar para que los invitados que lleguen se registren, se estacionen y lugares importantes como baños. Compre o haga un libro de visitas para recopilar firmas, direcciones y otra información importante, así como servir como un registro permanente de la reunión. Compre tarjetas de identificación prefabricadas, o imprima las suyas, para facilitar la mezcla y mezcla entre miembros de la familia desconocidos. Los cuadros de la pared del árbol genealógico siempre son un gran éxito ya que los asistentes a la reunión siempre quieren saber dónde encajan en la familia. Las fotos enmarcadas o los carteles impresos de antepasados ​​comunes o reuniones familiares pasadas también son populares. Y, si desea saber qué pensaron todos acerca de la planificación de su reunión, imprima algunos formularios de evaluación para que las personas completen cuando se vayan.

Sigue la diversión

Designe un voluntario o voluntarios para crear y enviar un boletín informativo posterior a la reunión con historias, fotos y noticias de la reunión. Si recopiló información familiar, envíe también una tabla de genealogía actualizada. Esta es una excelente manera de entusiasmar a la gente sobre la próxima reunión, así como también incluir a miembros de la familia menos afortunados que no pudieron asistir.